Vous réfléchissez à l’animation de votre plénière afin de la rendre captivante ? Voici des solutions pour dynamiser vos présentations.
Une réunion plénière a pour objectif de rassembler
un groupe de personnes (force de vente, collaborateurs de l’entreprise,
partenaires commerciaux…) dans le but de présenter un nouveau produit, de
traiter d’un projet, de nouvelles orientations ou encore de dresser un bilan.
Il existe différentes solutions pour dynamiser une présentation. L’enjeu étant
de garantir l’écoute et l’attention des participants au fil de la réunion.
Il ne s’agit pas d’un détail mais d’un véritable défi que devront relever les
organisateurs.
Faire appel à un animateur
Si vous souhaitez que votre plénière soit
particulièrement dynamique et original, il est opportun de faire appel à un
intervenant extérieur. Professionnel de l’animation d’évènement d’entreprise,
l’animateur est très à l’aise face au public et n’hésite pas à employer un ton
qui saura captiver l’attention de ceux qui sont en situation d’écoute. Il n’est
pas rare que les animateurs soient issus du monde du théâtre et du spectacle.
Ils sont à l’aise avec les mots et savent également manier l’humour quand le
moment est bien choisi, tout comme solliciter le public pour le rendre acteur
de l’évènement.
Valoriser les questions des participants
La réunion plénière est un moment privilégié pour transmettre des informations à ses équipes, mais c’est également une véritable opportunité d’obtenir le feedback de chacun. C’est l’occasion de développer la transversalité et de partager l’information. Il est donc intéressant de faciliter la prise de parole des participants. Pour cela, n’hésitez pas à mettre en place une plage de questions-réponses pour libérer la prise de parole de vos participants et les inciter à parler, sans préjugés. Ils se sentiront écoutés et mis en avant. C’est de plus une démarche qui donnera un caractère ludique et spontané à votre réunion plénière.
L’importance des éléments visuels
L’animation de réunion plénière passe aussi par un ensemble d’éléments visuels attractifs qui doit séduire le regard des participants. Cela passe notamment par la décoration de la salle et sa mise en lumière. Il s’agit de rendre l’espace chaleureux et agréable, tout en restant cohérent avec l’identité graphique de l’entreprise ou de la marque. La décoration est également le moyen de véhiculer une thématique, si vous avez déterminé un fil rouge.
Puis il y a les films et les PowerPoint qui seront diffusés sur grand écran. Présenter des chiffres, des courbes, peut très vite devenir ennuyant. Il faut savoir jouer avec les couleurs, le graphisme, les images et les animations pour que l’ensemble soit dynamique, bien visible et lisible. Les films sont d’ailleurs souvent plus parlants et un très bon moyen de capter l’attention du public. Ils permettent de donner du rythme à la présentation. N’oublions pas également que les nouvelles technologies peuvent être utilisées pour l’animation d’une plénière. On peut ainsi créer des expériences uniques, au croisement du réel et du virtuel. L’utilisation du digital permet de stimuler l’interactivité, de booster la participation, sans oublier bien sûr de faire passer les messages clés.
Proposer des phases d’animation
La réunion plénière peut aussi être une réunion de travail à laquelle on incorpore des instants de détente en lien avec le thème. Imaginez une présentation où les différents volets seraient introduits par un DJ ou un groupe live, positionné dans un coin de la scène. Imaginez des interludes où on laisse place à des performances artistiques, des prestations de comédiens, de magiciens venus proposer un show court et impactant, en lient avec la signature de votre réunion. L’art a toute sa place dans l’animation d’une plénière et aura pour effet une bouffée d’oxygène, avec un effet positif sur l’auditoire.
En conclusion
Vous l’avez compris, l’objectif essentiel est de préserver l’attention du public et ce, pour garantir la parfaite diffusion des messages. Pour cela, il existe aujourd’hui de nombreuses solutions qui rendront dynamique, originale et moderne votre prochaine réunion plénière. Utilisez un ou plusieurs de ces outils en fonction de votre budget. Vous en récolterez les fruits.
